понедельник, 23 декабря 2013 г.

Как писать деловые e-mail'ы

К сожалению, даже в нашем прогрессивном веке, подарившем нам эмиссионный дисплей на углеродных нанотрубках, люди по-прежнему очень плохо пишут деловые письма.

 Ну, во-первых, потому, что они стараются это делать как можно реже. Как развивать потрясающую идею - так всяк горазд, а говоришь - "Напиши!" - и сразу как-то оно так, замнем для ясности.
А ведь кто-то умный сказал, что "на письме тяжелее сказать глупость".

Бумага требует Ясности, Логики и Красоты, и за этими девушками придется погоняться, сделать две, три, десять редактур... много ли вы знаете таких упорных?

 ...Во-вторых, люди совершают одни и те же примитивные ошибки - как сказал кто-то умный (не тот, а другой), "это пошлое человечество за столько веков не сумело даже придумать новый смертный грех".
Всё верно: посмотрев любое дурно написанное письмо, вы, скорее всего, обнаружите следующее:

1. ТЕМА. Дурацкая тема, из которой ничего непонятно. Вместо чёткой красивой темы, однозначной как ИНН, по которой в будущем будет легко и приятно находить нужное вам письмо.

2. ФАЙЛЫ. И файлы вложенные тоже названы бестолково. "Таблица 1"!!... "Справка"...!! Пользоваться этими названиями как идентификаторами нифига нельзя. Особенно доставляет, когда файлов 10-50 и они взаимосвязаны, т.е. прежде чем начать работу с документами, нужно уютно сесть с чашечкой ароматного кофе и за часик-другой их пересохранить.



3. ЧЕГО НАДО. Вообще из письма непонятно, зачем его пишут. Какие-то буквы, даже слова... предложения... Люди!! Надо-то вам чего?!... Проблема произошла, и нужно включиться, решить, - или нужно высказать своё мнение по вопросу, - или нужно заполнить и прислать табличку, - или... ЧТО?!

Такое впечатление, что авторы некоторых писем просто рассуждают, так сказать, вслух - устремив, так сказать, свой смелый взор к кудрявому облаку.

Я, когда меня зовут прочитать такое письмо и "перевести", так что же нужно сделать, искренне советую - "Ничего! Не отвечай!"
- Но разве так можно? - волнуются особенно неиспорченные корпоративными коммуникациями души.
- Только так и нужно! - говорю им я.
Потому что если кому что надо, тот пусть так и пишет.

4. ДЕКОР. А есть ещё такие деятели, которые любят всё красивое. И у них в одном письме пять слов жирным выделено, шесть написано заглавными буквами, кое-что, как водится, красное, а потом ещё немножко зелёное. Не из всех, увы, получается эпатажник Чичваркин с его знаменитыми письмами, - цветными и матерными, - большинство просто бессмысленно раздражают своих адресатов обильными выделениями подчеркиваний и курсива.

5. СТРУКТУРА. Монолиты текста сразу навевают тоску. А ведь если автор письма правда понимает, про что он пишет, ему так несложно сделать какое-нибудь "один, два, три..."
Или кружочки поставить вначале - буллиты. Или хотя бы тире. И всё это обязательно пустыми строками разделить, сделать аккуратные отдельные абзацы.

И сразу появляется какое-то понимание, ага: возникли проблемы - 1, 2, 3.

Это очень плохо, потому что - 1, 2, 3.

Меня просят предложить решение, которое было бы хорошим по критериям - 1, 2, 3...

6. СРОКИ. ...и сделать это нужно не позднее 25 марта. Вот посмотрите свои письма, - и те, которые вы написали, и те, что выпустили в вас, - и вы не всегда увидите четкий ответ на вопрос "Когда?".
А если нет "когда", то значит "когда-нибудь".
А "когда-нибудь" - это "никогда", ну всем же понятно.

7. ВРЕДНИЧАНЬЕ. Хорошее деловое письмо должно быть немножко дистиллированным. Т.е. не иметь эмоциональных примесей. И не бить ниже пояса. Я уж на что ехидная в устной и письменной речи, а в чужой переписке редактирую старательно: зачем, говорю, вот зачем ты хочешь написать эту гадкую, унижающую человеческое достоинство, фразу? Ты и так уже привел факты, свидетельствующие о том, что твой оппонент - дурак. Нет, ещё нужно вот это "Если бы вы, Игорь, более внимательно относились к своим обязанностям, вы бы обязательно заметили, что..." - и весь менеджмент в копии.
Ну вот зачем? Достаточно сухого и материального изложения всех тех обязанностей, которые невнимательный Игорь... пропустил. Всем и так всё будет понятно.
Всегда пиши "над схваткой".
А если злокозненной пикой ехидства колют тебя самого, пиши "над схваткой" тем более! И посрамлены будут враги, повержены твоей объективностью.

8. УМНИЧАНЬЕ. Не надо также решать при помощи писем задачу выглядеть очень умным и знающим много разных слов. Письма пишутся не для этого, а для того, чтобы добиться своей цели (см. пункт 3).
Не пугайте простых работящих людей словом "интерполяция": они ничего не поймут и делать ничего не будут.
Не морочьте им голову "воздействиями коэффициента на увеличение совокупностей".
Ну напишете вы вместо "носить воду в решете" - "проблемы транспортировки жидкостей в сосудах с переменной структурой плотности", - ну кому от этого станет легче?

9. СРОЧНО, ВАЖНО. В этом пункте, если позволите, сразу к морали перейду:
"Волки, волки! Волки, волки!... ВОЛКИ!!... " - надрывался мальчик на всю деревню.
"...Задолбал", - лениво думали, переворачиваясь на другой бок, соседи.

10. ФИО. И не пишите, пожалуйста, в подписи сначала фамилию, а потом имя. "Маша Иванова" - красиво и хорошо. "Иванова Маша" - грубо и безнравственно. Почему? Как говорила Гиппиус Зинаида, "если надо объяснять, то не надо объяснять".

Давайте будем считать, что это моя личная просьба.

Комментариев нет:

Отправить комментарий