воскресенье, 22 декабря 2013 г.

Для чего нужны отчеты?

...Делаю влажную уборку в голове одного топ-менеджера: свеженький руководитель департамента, молоденькое мяско. Спрашиваю: какие у твоих подчиненных менеджеров по продажам (прим. - товар премиальный, цикл долгий) системы планирования и отчетности?
- Каждое утро мой заместитель обсуждает с ними планирование задач на день, каждый вечер получает от них отчет.
- А что он делает с этим отчетом потом? - спрашиваю.

- Ты знаешь, - воодушевляется, - я как раз вот и пытаюсь его заставить все данные записывать и мне вечером передавать, но пока не получается... Нужно вот разработать систему предоставления отчетности... Чтобы он записывал напротив каждой задачи в xls-файл что там с ней за день произошло...





- Так, - говорю, - система предоставления отчетности!... Вот не учись у старших дурному, по рукам буду бить!...
Сначала заместитель будет три часа записывать, потом ты будешь два часа читать... и так каждый день? Во-первых, не верю.
А, во-вторых, для чего нужен отчет?... Ну вот так вот, по-простому, ДЛЯ ЧЕГО НУЖЕН ОТЧЕТ?!... Для одного-единственного. Скорректировать стратегию работы по вопросу. Если это необходимо.

Поэтому сделать, - говорю, - нужно так: присвоить всем вопросам коды. К примеру, пишет заместитель напротив вопроса просто "ОК". И ты понимаешь - как планировалось, так и выполнено. ВНИКАТЬ НЕ НУЖНО.
А напротив другого вопроса пишет "ПОКА не получилось, будет сделано завтра". И тоже всё понятно: на баланс результатов зачислить пока нельзя, но и влезать резону нет, подождем.
И третья группа: "Не ОК, нужны помощь/обсудить/деньги".

Вот здесь и заместителю имеет смысл писать подробно и внятно, что конкретно "не ОК", и тебе читать... чтобы что? Чтобы думать. А думать чтобы что?... Чтобы планировать свою работу с учетом обстоятельств невыполненной задачи.

- А можно ещё цветами кластеры закодировать, - понесло меня, - логично же: зеленым строку в отчете покрасил - все ОК, желтым - пока не ОК, но контролируем, и красным - стоп, нужно что-то предпринять...
Писать такой отчет легко, знай, заливкой крась.
Читать и воспринимать - тоже.

....И, главное, фокус сохраняется правильный: любой отчет нужно воспринимать с точки зрения его полезности для получателя... для того, кто на основании отчета будет принимать какие-то решения... Клиентоориентированный отчет. А не тонна умных слов, за которые заплачено зарплатой и того, кто их пишет, и того, кто их читает... а выхлопу - нет.

Комментариев нет:

Отправить комментарий