воскресенье, 22 декабря 2013 г.

Управление проектами


...На самом деле я искренне думаю, что Project Management – это просто. Информации, инструментов, мнений и терминов – много, а ключевые принципы простые, и их - пять штук. И все неудачи всегда, - поверьте, мне рассказывают о своих проблемах автомобилисты и фармацевты, строители и финансисты, - от одного и того же.
Даже скучно.
И немножко обидно.
А ведь достаточно помнить, что...

1. СКЕЛЕТИК. Один умный человек мне однажды сказал, что весь проектный менеджмент можно, по сути дела, пересказать двумя фразами: "Разбей свой проект на этапы" и "Договорись (с заказчиком и исполнителями) о результатах каждого этапа".
Он прав: проект - не пухлое однородное облако овсяной каши, которое всё равно с какого края начинать ковырять ложкой.
Проект – это животное, у него есть голова, позвоночник, хвостик.
Голова – это, если по-умному, "стадия инициации": сядем и договоримся, что и зачем будем делать.
Спинка, позвоночник проекта – стадии "планирования", "мониторинга" и "контроля": планируем, проверяем на деле, контролируем, - если нужно, корректируем.
Хвостик – "стадия завершения": снова сядем и подумаем, что на самом деле пошло по плану, а что нет. Всё аккуратно запишем. Потому что...
2. ХВОСТИК. …иначе мы будем снова и снова совершать одни и те же ошибки. Недооценивать риски, переоценивать исполнителей, неточно планировать время, допускать коммуникационные лакуны. Современные менеджеры постоянно спешат, бегут, откусывают всё новые обязанности, фонтанируют идеями, - и слишком мало рефлексируют.
Воспитайте в себе привычку не считать проект оконченным, пока вы не задали себе вопросы:
а) Какого результата я добился? То ли это, чего я хотел?
б) Что помешало мне добиться целевого результата?/Не мог ли я добиться результата, превышающего мои ожидания?
в) Что пошло не так? Почему? Что я предпринимал, чтобы исправить ситуацию? Было ли это эффективным?
г) Отношения с исполнителями и партнерами, деньги, время, ресурсы, информация, мотивация, документация: нашел ли я эффективный способ управления в каждой из этих областей?
д) Каковы мои уроки? Что сработало на "ура"? Что я в следующий раз сделаю совсем по-другому?

3. РЕЗУЛЬТАТ. В том чтобы нечётко формулировать желаемый результат проекта, есть очень много плюсов.
Во-первых, никто никогда не сможет сказать, что вы облажались – ведь неизвестно, как вы себе это видели (может, вы такое вот чёрт-те что и хотели!)
Во-вторых, вы сами, как руководитель проекта, всегда можете раздражаться, что "сделано так мало" (некоторым кажется, что так ведут себя настоящие важные менеджеры) и все будут нервничать, потому что всегда до конца непонятно, так ЧТО КОНКРЕТНО нужно сделать, чтобы было "достаточно".

Если ни один из перечисленных плюсов ценности для вас не представляет (так тоже бывает), лучше формулируйте чётко.
Есть отличный инструмент подробного ответа на вопрос "Что должно быть сделано?" - называется он структура декомпозиции работ.
Что надо-то было?! – запустить электронную газету? Только со статьями или и рекламные модули тоже? И ещё, - так что ж вы не сказали?! – соцмедиа прикрутить?!
Договариваетесь о комплекте "результат + состав входящих работ", и всё будет понятно.

4. Я ЗНАЮ ПАРОЛЬ, Я ВИЖУ ОРИЕНТИР. Вот поехала я к Маше на дачу на шашлыки. "Шашлыки будут в 12", - сказала мне Маша, - "ты после ТЦ "Ласточка" на проселочную дорогу сверни, потом минут через десять будет церковь, после нее направо, потом прямо-прямо-прямо, пока пруд не проедешь, - а там налево. Потом будет оранжевая будочка, ты увидишь, сразу за ней снова налево. А там уж и дача наша виднеется!"

Маша, выражаясь в терминах проектного менеджмента, задала мне ВЕХИ проекта.
Не увидев на проселочной дороги церкви, я остановлюсь и позвоню Маше, и она даст мне коррекцию. Если бы Маша ничего не сказала про церковь, я бы ехала ещё километров 20-30 в неправильном направлении, потом возвращалась, и, в конечно счёте, не успела бы к 12 и не ела бы шашлыков.

В планировании хода проекта всё точно так же: ориентиры помогают понимать, туда ли мы едем.
А ориентиры, привязанные ко времени, помогают оценить, насколько мы в графике и успеем ли до дедлайна.

"...Чтобы в субботу в 12 сесть за стол, в четверг нужно купить вина и водки, вечером в пятницу замариновать мясо, в 10 порезать салаты, а в 11 развести огонь...", - думает в свою очередь Маша. И это тоже управление по вехам.

Не прошел заданную веху-контрольную точку в заданное время – выбился из графика.
Не задал вех в принципе – сразу плюнул графику в лицо.
А он будет мстить. Они очень злопамятные.

5. "А Я ДУМАЛ, ЧТО…"

Руководитель проекта должен твёрдой наманикюренной рукой вымарать из проекта любую неопределённость и недосказанность. Он должен искренне верить, что это возможно. Всё-всё должно быть качественно визуализировано и доведено до всеобщего сведения.
"А я думал, мы это делать не будем!" - а ты не думай, а посмотри декомпозицию работ.
"А я думал, мы успеем!" - а ты не думай, а посмотри план по вехам.
"А я думал, раз я ему написал, то всё в порядке!"- а ты не думай, а посмотри матрицу коммуникаций, в которой написано кто, кому, когда и о чем сообщает.

Не нужно думать – нужно смотреть в проектную документацию.
А руководитель проекта отвечает за то, чтобы она была полной, подробной и понятной.

...и ЕЩЁ: я никогда не перестану удивляться чужой реактивности, это точно. В ней нет ничего хорошего в принципе, а для управления проектами она губительна втройне.

Не нужно реактивно хлопать глазами и сокрушаться:

а) "меня подвели поставщики";
б) "мне не хватило времени";
в) "проект погубили плохие коммуникации!"

Нужно проактивно знать:

а) у меня есть запасные поставщики + резерв времени на задержку поставщиков + контрольные точки, позволяющие максимально быстро понять, что что-то с поставщиками пошло не так и как можно скорее это исправить;
б) у меня есть четкий план, обеспечивающий своевременное выполнение задач + резерв времени + привычка постоянно убеждаться, что мы в графике;
в) мы обо всём договорились + мы записали наши договоренности + мы обсудили структуру коммуникаций по проекту + я контролирую, что мы её придерживаемся.

Комментариев нет:

Отправить комментарий